I soggetti a cui l’amministratore ha l’obbligo di inviare l’avviso di convocazione sono:

1. Tutti i condòmini proprietari: nel caso di comproprietari l’avviso va inviato a ciascuno di essi, preferibilmente anche a entrambi i coniugi; in caso di società all’amministratore; in caso di decesso di un condòmino, agli eredi se conosciuti; in caso di procedure di fallimento al curatore fallimentare; in caso di condòmino soggetto a regime carcerario al suo avvocato o tutore;
2. Gli usufruttuari: se all’ordine del giorno esistono argomenti inerenti a deliberazioni sulle spese ordinarie;
3. I nudo proprietari: se all’ordine del giorno esistono argomenti inerenti a deliberazioni sulle spese straordinarie o sulle innovazioni;
4. I rappresentanti del supercondominio: solo per delibere ordinarie o per la nomina dell’amministratore del supercondominio.
5. Tutti i condòmini indicati ai punti 1, 2 e 3, in relazione al condominio parziale per il quale sono chiamati a deliberare spese straordinarie o innovazioni.

I conduttori, pur avendo diritto di voto sulle spese relative al riscaldamento e all’acqua, ovvero ai servizi, non devono essere convocati. Sarà il condòmino locatario a preoccuparsi di far partecipare il conduttore in relazione alle discussioni presenti nell’ordine del giorno.

Hanno diritto a partecipare all’assemblea tutti i convocati, ma il diritto di voto e quindi di intervento, spetta soltanto al singolo condòmino, che non corrisponde necessariamente alla singola unità immobiliare.

I comproprietari hanno l’obbligo di nominare un rappresentante tra loro che, in caso di disputa, dovrà essere sorteggiato dal Presidente dell’Assemblea. Tale rappresentante sarà l’unico con diritto di parola e di voto.

Ciascun condòmino inoltre, può delegare un terzo a rappresentarlo, anche esterno al condominio. Il delegato può rappresentare anche più condòmini, ma nel caso in cui il condominio abbia più di 20 condòmini, non ne può rappresentare più di 1/5 o del corrispondente valore millesimale. La delega deve essere scritta e firmata dal delegante. L’amministratore in nessun caso può ricevere deleghe, anche se è amministratore del proprio condominio.

Nei supercondomini con un numero complessivo di condòmini superiore a 60 (quindi da 61 in avanti) la legge impone di nominare un rappresentante per ciascun condominio formante il supercondominio stesso. La nomina deve essere deliberata con il voto favorevole dei 2/3 degli intervenuti che rappresentino almeno la metà del valore millesimale del condominio. Qualora l’assemblea non lo nomini, ciascun condòmino può richiedere l’intervento dell’autorità giudiziaria che vi provvede. Nel caso in cui nessun condòmino ne faccia richiesta, può farlo uno dei rappresentanti, già eletto, degli altri condomini. In tal caso sarà il giudice a nominarlo, non prima di aver diffidato il condominio carente, invitandolo a provvedervi in maniera autonoma entro un congruo periodo di tempo.

I rappresentanti così eletti, vengono chiamati a decidere sulle spese ordinarie e sulla nomina, conferma o revoca dell’amministratore del supercondominio. In tutti gli altri casi la convocazione dell’assemblea del supercondominio deve essere inviata a tutti i partecipanti del supercondominio. I rappresentanti, in quanto eletti, non possono delegare nessuno al loro posto.

I rappresentanti, in merito a qualsiasi decisione venga presa in sede assembleare di supercondominio, sono tenuti ad informare l’amministratore del proprio condominio che ne riferisce in assemblea.

I quorum costitutivi, cioè il numero minimo di partecipanti e del valore millesimale rappresentato affinché l’assemblea sia validamente costituita, sono i seguenti:

• Prima convocazione: la maggioranza dei condòmini che rappresentino almeno i 2/3 del valore millesimale del condominio;
• Seconda convocazione: 1/3 dei condòmini che rappresenti almeno 1/3 del valore millesimale del condominio.

I quorum costitutivi elencati non variano mai, a prescindere dall’oggetto e dalle maggioranze che dovranno esprimere tutte le deliberazioni richieste dall’ordine del giorno. Per permettere una verifica effettiva dei quorum anche successivamente, soprattutto nel caso un cui il verbale di assemblea debba essere visionato da un giudice, è opportuno predisporre un “foglio presenze” riportante il nome e cognome dei condòmini, il valore millesimale di ciascuno, l’indicazione dell’eventuale voto per delega e la firma dei partecipanti. Tale foglio deve essere allegato al verbale d’assemblea.

Nelle assemblee di supercondominio in cui sono chiamati al voto i rappresentanti dei singoli condomini, è importante tenere presente che nel computo del quorum costitutivo, ciascun rappresentante porta con sé il “peso” del condominio da lui rappresentato, sia in termini di numero di condòmini che di entità millesimale complessiva.

E’ una prassi consolidata, sebbene la normativa non lo preveda, che l’assemblea elegga a maggioranza semplice un Presidente, e questo nomini a sua volta un Segretario. I compiti che le convenzioni prescrivono a entrambi i soggetti, sono i seguenti:

• Presidente: verifica nell’ordine: la titolarità e il diritto di voto dei presenti, compreso i delegati; che tutti gli aventi diritto siano stati convocati regolarmente; il raggiungimento dei quorum costitutivi; il regolare svolgimento dell’assemblea, seguendo l’ordine del giorno, disciplinando gli interventi ed eventualmente scandendone i tempi.
• Segretario: redige il verbale con la supervisione del Presidente.
• Entrambi: firmano il verbale conclusivo.

La presenza dell’amministratore, sebbene sia caldamente raccomandata, non è indispensabile per il corretto svolgimento dell’assemblea.

L’eventuale defezione successiva dei partecipanti ad un’assemblea regolarmente costituita non influisce sulla sua validità, casomai potrà pregiudicare le delibere per il mancato raggiungimento dei quorum necessari. Ogni defezione va comunque indicata nel verbale, aggiornando il numero dei presenti e il peso millesimale totale, sulla base dei quali verranno calcolati i quorum deliberativi.

La discussione sviluppa i punti all’ordine del giorno, sebbene non sia necessario seguirne l’esatta sequenza. Il Presidente disciplina gli interventi e ne sintetizza i contenuti, guidando la compilazione del verbale a cura del Segretario e inserendo le dichiarazioni delle quali venga richiesta espressamente la trascrizione.

Non sono ammesse discussioni che non siano menzionate in uno dei punti all’ordine del giorno e a maggior ragione non hanno alcun valore le relative delibere.

L’eventuale ultimo punto all’ordine del giorno definito normalmente con la dicitura “varie ed eventuali” può offrire l’occasione per discutere di qualsiasi argomento, ma non può prevedere alcuna delibera in merito, se non fornire degli spunti per le successive riunioni assembleari.

Giunti al termine della discussione relativa ad uno specifico punto all’ordine del giorno, è necessario esprimere il proprio voto. L’espressione di voto deve seguire le seguenti regole generali:

• Appello nominale: non è ammessa una votazione segreta, anche perché ciascun voto deve essere riportato, insieme al peso millesimale, nel verbale d’assemblea;
• Voto palese: sono validi soltanto i voti che esprimano approvazione o rigetto della proposta. I voti degli astenuti, pur se segnati come tali, sono da considerarsi di rigetto; non sono ammessi voti da parte di condòmini assenti, né per telefono né tantomeno per e-mail;
• Votazione distinta per ODG: le delibere e quindi le singole votazioni, devono essere espresse per ciascun punto all’ordine del giorno; non è valida una votazione generica che includa due o tutti i punti in discussione.

Per il conteggio dei voti e la verifica del raggiungimento del quorum è indispensabile tenere presente che:

1. Perché una delibera possa ritenersi approvata, i voti favorevoli DEVONO in ogni caso superare quelli contrari, anche se sono stati raggiunti i corretti quorum deliberativi;
2. Perché una delibera possa ritenersi approvata, è necessario che entrambi i quorum deliberativi siano raggiunti contemporaneamente: il numero di coloro che hanno votato a favore e il relativo peso millesimale;
3. Perché una delibera possa ritenersi approvata, si devono raggiungere entrambi i quorum previsti di volta in volta dal tipo di delibera su cui si sta votando.

Per quanto riguarda le assemblee di supercondominio in cui sono chiamati al voto i rappresentanti dei singoli condomini, è importante tenere presente che nel computo dei voti ciascun rappresentante porta con sé il “peso” del condominio da lui rappresentato, sia in termini di numero dei condòmini che di entità millesimale complessiva.

Il contemporaneo raggiungimento dei quorum deliberativi rappresentato dal numero dei partecipanti all’assemblea e dal loro peso millesimale, è stata un scelta molto ragionata dal parte del legislatore. Entrambi i valori garantiscono infatti la scelta più condivisa possibile. Un quorum calcolato esclusivamente sul numero dei presenti avrebbe potuto mettere in minoranza un singolo condòmino che possiede un elevato numero di millesimi che, nel caso di un quorum calcolato solo sul valore millesimale, avrebbe invece potuto imporre la propria volontà. Le deliberazioni dell’assemblea devono necessariamente contemperare la volontà della maggioranza, ed il sistema di voto assembleare garantisce il raggiungimento del più alto grado di democrazia.

A prescindere dall’approvazione o meno della delibera, che approfondiremo nel prossimo paragrafo, la trascrizione dell’espressione di voto nel verbale assembleare è di grande importanza. Il verbale infatti deve poter chiarire senza ombra di dubbio l’esito della votazione, anche ad anni di distanza. Diventa pertanto fondamentale la metodologia di compilazione.

Innanzitutto è necessario indicare se la delibera è stata di approvazione o di rigetto, e di seguito andranno riportati gli elementi a suffragio di tale risultato:

• Per un’approvazione o un rigetto all’unanimità, a patto che precedentemente sia stata fatta una lista precisa dei presenti eventualmente aggiornata con le defezioni in corso di assemblea, basterà indicare la dicitura “all’unanimità” essendo chiaro che ci si sta riferendo a tutti i presenti al momento della votazione, con tutti i millesimi rappresentati.
• Per un’approvazione o un rigetto a maggioranza, sarà invece necessario indicare chiaramente l’entità del voto, inserendo per comodità il nome, cognome, e il peso millesimale della parte minoritaria che quindi, per esclusione, chiarirà perfettamente il numero dei voti e il totale millesimale della parte maggioritaria. Senza dimenticare gli astenuti, conteggiati tra i contrari.

Tale metodologia dovrà essere applicata per tutte le deliberazioni relative a ciascun punto indicato nell’ordine del giorno.

Terminata la discussione su ciascun argomento si potrà procedere con la chiusura dell’assemblea, indicando l’ora  e sottoscrivendo il verbale con la firma in calce del Presidente e quella del Segretario.

Vale la pena precisare che nel caso in cui il verbale venga trascritto a mano su un registro a fogli fissi sarà sufficiente un’unica firma di entrambi. Diverso è il caso in cui vi siano fogli mobili da allegare o quando il verbale venga stampato e successivamente allegato o ancora se il registro dei verbali è costituito da un raccoglitore a fogli mobili. In tale evenienza è indispensabile che ciascun foglio sia firmato dal Presidente e dal Segretario, in modo da garantirne l’originalità e impedirne successive manipolazioni.

In generale, ovunque il Codice Civile non preveda quorum deliberativi particolari, vengono applicati quelli indicati nell’Art. 1136 comma 2 e 3. Si tratta delle maggioranze “ordinarie”, cioè quelle a cui si deve fare riferimento per l’approvazione del rendiconto condominiale e delle spese preventive. Si tratta in verità dell’unico caso in cui le maggioranze deliberative tra prima e seconda convocazione differiscono. Vedremo infatti che per tutte le altre deliberazioni, i quorum da raggiungere saranno gli stessi, sia in prima che in seconda convocazione.

Maggioranze “ordinarie”:

• Prima convocazione: la maggioranza dei presenti che rappresenti almeno la metà del valore millesimale del condominio;
• Seconda convocazione: la maggioranza dei presenti che rappresenti almeno 1/3 del valore millesimale del condominio.

Dal momento che è piuttosto raro che si riesca a raggiungere il quorum costitutivo previsto per la prima convocazione, la quasi totalità delle delibere di approvazione dei rendiconti, dei preventivi di spesa e delle questioni ordinarie, si realizzano in seconda convocazione, ma è altrettanto vero che nel caso in cui si riesca a raggiungere il quorum costitutivo in prima convocazione, l’approvazione delle stesse delibere DEVE essere effettuata con i quorum deliberativi previsti per la prima convocazione. Questa rappresenta, come già detto, l’unica eccezione in tema di delibere assembleari.

Dal momento che stiamo trattando il tema dei quorum deliberativi, giova elencare le deliberazioni più importanti che un condòmino si può trovare a dover affrontare, anticipando però che non si tratta di una elencazione esaustiva e che molti degli argomenti menzionati verranno opportunamente approfonditi più avanti. Naturalmente per alcune delle materie trattate le norme contrattuali di un regolamento condominiale potrebbero prevedere maggioranze diverse o addirittura dei divieti.

Va precisato che ognuno degli argomenti inseriti in tabella necessita degli stessi quorum deliberativi sia in prima che in seconda convocazione:

Come si può vedere le maggioranze deliberative si modificano in funzione “dell’importanza” e soprattutto “delle conseguenze” della decisione da prendere. In generale si può dire che:

• Le decisioni che incidono sull’esclusione al godimento delle parti comuni da parte dei singoli condòmini, sui criteri di ripartizione delle spese o che comprimono in qualsiasi modo i diritti di chiunque sulla propria unità immobiliare, devono essere prese all’unanimità dei partecipanti al condominio;
• Le decisioni sulla modifica di destinazione d’uso di un bene condominiale che influisce sul suo godimento ma che non lo esclude del tutto a discapito di qualcuno e a beneficio di altri, devono essere prese con il voto favorevole dei 4/5 dei partecipanti al condominio che rappresentino i 4/5 del valore millesimale dell’intero condominio;
• Le decisioni che si riferiscono ad una pesante modifica del condominio, anche in materia edilizia, che pur non incidendo sui diritti dei condòmini al godimento delle parti comuni, ne muta l’organizzazione o i volumi, come l’abolizione del servizio di portierato, la divisione di un condominio, la nomina dei rappresentanti al supercondominio, le innovazioni in genere, vengono prese con il voto favorevole della maggioranza degli intervenuti che rappresentino i 2/3 del valore millesimale dell’intero condominio;
• Le decisioni che si riferiscono a spese straordinarie di notevole entità, a innovazioni di tipo agevolato, a migliorie del decoro e della sicurezza dello stabile, alla modalità di erogazione dei servizi, all’amministrazione, e in genere a tutte le spese e gli interventi non di natura ordinaria, vengono prese con il voto favorevole della maggioranza degli intervenuti che rappresentino almeno la metà del valore millesimale dell’intero condominio;
• L’approvazione dei rendiconti condominiali, dei preventivi di spesa per gli esercizi successivi, e in genere delle spese straordinarie di importo esiguo, sono decisioni prese con i quorum deliberativi ordinari di prima e seconda convocazione.

Le deliberazioni assembleari, comunque prese, sono impegnative e vincolanti anche per la minoranza dissenziente, tranne alcune rare eccezioni di cui parleremo più avanti, e sono immediatamente esecutive fino all’eventuale pronunciamento del Giudice in caso di impugnazione.

A tutela dei dissenzienti e di coloro che non hanno partecipato alla discussione e alla conseguente deliberazione assembleare, il legislatore ha riservato lo strumento dell’impugnazione, quale garanzia per tutelare i propri diritti di condòmini. Vedremo però che in alcuni casi, molto pochi a dir la verità, tale diritto può anche essere esercitato da chiunque ne abbia interesse, e quindi anche da coloro che abbiano votato per l’approvazione della delibera.

L’impugnazione di una delibera assembleare può essere eseguita qualora vengano riscontrate irregolarità formali o di sostanza che pongano la delibera in contrasto con la legge o il regolamento di condominio. Si possono riconoscere due ipotesi di impugnazione che hanno effetti molto diversi tra loro:

• Ipotesi di annullabilità: rappresenta la quasi totalità delle impugnazioni e si riferisce a tutti i casi in cui non siano state rispettate le modalità di convocazione dell’assemblea, i quorum costitutivi o le maggioranze deliberative; le carenze di informazione e gli abusi di potere dell’amministratore;
• Ipotesi di nullità: si può trattare di vizi relativi all’oggetto della delibera assembleare, impossibile, contro la legge o il regolamento di condominio, o che esorbita dalle attribuzioni dell’assemblea; vizi di sostanza inerenti al contenuto della delibera nel caso in cui comprima il diritto del singolo sulla sua proprietà esclusiva.

I termini di presentazione dell’impugnazione sono perentori, ma hanno conseguenze diverse a seconda dei casi:

• Annullabilità: 30 giorni dalla data della delibera, per i presenti che hanno votato contro o si sono astenuti; 30 giorni dalla data di ricevimento del verbale di assemblea o dalla data di comunicazione della delibera, per gli assenti;
• Nullità: in ogni tempo, senza quindi un termine di prescrizione, da parte di chiunque ne abbia interesse.

Dai punti sopra indicati si deduce che:

• l’impugnazione per annullabilità non può essere effettuata dai presenti in assemblea che abbiano votato a favore della delibera; l’amministratore ha il dovere di recapitare il verbale dell’assemblea agli assenti, necessariamente per raccomandata, in modo da far decorrere i 30 giorni per la presentazione dell’eventuale impugnazione;
• l’impugnazione per nullità può essere effettuata da chiunque, anche dai presenti in assemblea che abbiano votato a favore della delibera.

Nel caso di accoglimento della domanda di impugnazione, gli effetti tra annullabilità e nullità sono molto diversi. Nel caso di annullamento, l’effetto decorre dal momento della sentenza del giudice e non è retroattivo. Tutto ciò che è stato realizzato a seguito della delibera non è soggetto ad alcuna conseguenza. Invece nel caso di nullità acclarata, le conseguenze sono ben più pesanti, perché essendo nulla la delibera, tutto ciò che è stato fatto in virtù della stessa è nullo, come se la delibera non fosse mai esistita. Quindi perdono valore tutti i contratti e gli impegni che l’amministratore può aver sottoscritto nel frattempo, con tutte le conseguenze del caso.

Da ciò ne consegue che nell’evenienza di una possibile impugnazione per annullabilità, decorsi i termini sopra descritti senza che nessuno abbia esercitato il diritto di impugnazione, la delibera assume validità a tutti gli effetti di legge non essendo più opponibile e diventa quindi efficace.

Ben diverso è il caso per il sospetto di nullità. Essendo impugnabile da chiunque ed in ogni tempo, la delibera può essere considerata una vera e propria bomba ad orologeria in grado di esplodere in qualsiasi momento. L’amministratore in questo caso deve muoversi con estrema cautela, convocando eventualmente una nuova assemblea per ridiscutere la delibera viziata ed ottenerne una diversa e soprattutto valida.