Con la riforma entrata in vigore il 18 giugno 2013, la Legge 220/2012, e ancor di più con la successiva Legge 4/2013, la figura dell’amministratore di condominio ha assunto un ruolo molto più definito rispetto al passato. Innanzitutto è stata sancita la sua natura professionale, sebbene non sia ancora stato creato un vero e proprio Albo, e poi ne sono stati tratteggiati i requisiti, più stringenti rispetto a qualsiasi altra categoria professionale. Un amministratore di condominio infatti deve:

1. godere dei diritti civili;
2. non avere subìto una condanna per reati contro la pubblica amministrazione, l’amministrazione della giustizia, la fede pubblica, il patrimonio, e per ogni altro delitto per cui sia prevista la pena della reclusione da due a cinque anni;
3. non essere stato sottoposto a misure di prevenzione definitive, salvo che sia intervenuta la riabilitazione;
4. non essere interdetto o inabilitato;
5. non essere presente nell’elenco dei protesti;
6. avere conseguito il diploma di scuola superiore;
7. aver frequentato un corso di formazione iniziale e svolgere attività di formazione periodica in materia di amministrazione condominiale.

Soltanto nel caso in cui l’amministratore sia un condòmino del fabbricato amministrato, o abbia esercitato l’attività almeno per un anno nei tre anni precedenti l’entrata in vigore della riforma, i requisiti f) e g) possono non essere rispettati. Inoltre è concesso svolgere attività di amministrazione di condominio anche alle società, purché i soci e i dipendenti operanti come amministratori abbiano i requisiti menzionati. In tutte le eccezioni citate, l’amministratore è comunque tenuto a frequentare i corsi di aggiornamento periodico in materia di amministrazione condominiale.

A tutela dei condòmini amministrati, la perdita di uno qualsiasi dei requisiti indicati nei primi cinque punti comporta l’automatica decadenza dell’amministratore, a seguito della quale e senza alcuna formalità, l’assemblea per la nomina di un nuovo amministratore può essere convocata da ciascuno dei condòmini. In caso di mancata convocazione, sarà l’autorità giudiziaria che provvederà alla nomina, anche su richiesta di un solo condòmino.

L’amministratore è una figura obbligatoria nei condomini con più di otto condòmini (quindi da nove in avanti) e se non vi provvede l’assemblea, la nomina viene fatta dall’autorità giudiziaria su richiesta anche di un solo condòmino, oppure dell’amministratore uscente.

Nomina, conferma e revoca dell’amministratore vengono deliberate in assemblea, sia in prima che in seconda convocazione, con il voto favorevole della maggioranza dei presenti che rappresentino almeno la metà del valore millesimale del condominio.

Una volta nominato, l’amministratore entrante deve esprimere formale accettazione, a meno che non l’abbia già anticipata nel preventivo contenente la sua proposta, mentre quello uscente dovrà eseguire le attività urgenti fino alla conclusione del passaggio di consegne.

All’accettazione della nomina, il nuovo amministratore deve:

1. comunicare i propri dati anagrafici completi di codice fiscale; in caso di società la sede legale e la partita iva;
2. indicare il locale dove verranno custoditi e resi disponibili per la consultazione i registri obbligatori;
3. comunicare gli orari e i giorni in cui, previa richiesta all’amministratore, ogni singolo condomino potrà visionarli ed eventualmente riceverne una copia firmata a proprie spese;
4. fornire copia della polizza assicurativa R.C. nel caso fosse richiesta;
5. affiggere apposita targa con i dati completi di reperibilità;
6. assumere la responsabilità del conto corrente condominiale, facendovi transitare qualsiasi somma in entrata e in uscita, fornendo ai condomini che lo richiedano l’estratto conto;
7. ultimare nel più breve tempo possibile il passaggio delle consegne da parte dell’amministratore uscente, redigendo apposito verbale.

Durante il suo mandato l’amministratore deve:

1. eseguire le deliberazioni dell’assemblea, a meno che queste non siano contrarie al regolamento di condominio, alle Leggi dello Stato, alla sicurezza pubblica;
2. convocare annualmente l’assemblea per l’approvazione del rendiconto condominiale;
3. curare l’osservanza del regolamento condominiale;
4. disciplinare l’uso delle parti comuni e dei servizi connessi, assicurandone il maggior godimento a tutti i condòmini;
5. riscuotere i contributi ed erogare le spese per la manutenzione e i servizi;
6. agire per la riscossione dei crediti nei confronti dei condòmini morosi, anche con decreto ingiuntivo, entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio a cui si riferiscono, a meno che non sia dispensato dall’assemblea;
7. compiere gli atti conservativi relativi alle parti comuni, tutelando la salute e la sicurezza pubblica;
8. eseguire gli adempimenti fiscali;
9. curare la tenuta dei registri obbligatori: registro anagrafe condominiale, registro verbali assemblee, registro di contabilità, registro nomina e revoca amministratori;
10. conservare la documentazione inerente alla propria gestione, sia quella riferibile al rapporto con i condòmini che quella relativa allo stato tecnico-amministrativo del fabbricato;
11. fornire ai condòmini che lo richiedono, un’attestazione relativa allo stato dei pagamenti dei condòmini, la situazione delle morosità e le eventuali liti in corso;
12. redigere il rendiconto condominiale e convocare l’assemblea per la relativa approvazione entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Alla cessazione del mandato l’amministratore deve:

1. rendere il conto della gestione dell’anno di esercizio in corso, fino al momento della cessazione del mandato;
2. restituire tutta la documentazione in suo possesso, sia quella inerente i condòmini che quella riferibile allo stato tecnico-amministrativo del fabbricato.

L’incarico ha durata annuale e si intende rinnovato per pari periodo se non siano sopraggiunte modifiche al compenso, analiticamente descritto. Sarebbe comunque preferibile confermarlo di anno in anno in concomitanza con l’approvazione del rendiconto condominiale, allegando il preventivo al verbale assembleare.

In merito al mandato, è bene tenere a mente che l’assemblea ha la facoltà di revocarlo in qualsiasi momento e senza alcuna giustificazione, provvedendo al pagamento del compenso proporzionalmente al periodo di effettiva amministrazione. D’altro canto anche l’amministratore ha la possibilità di rassegnare le proprie dimissioni in ogni momento e senza alcuna motivazione. Tutto ciò è possibile perché il rapporto di mandato è basato sulla fiducia reciproca, in mancanza della quale ciascuna delle due parti può recedere dal contratto liberamente. Detto questo, è però necessario elencare i gravi motivi che possono comportare una revoca necessaria, che può anche essere imposta in via giudiziaria.

Un singolo condomino può chiedere la convocazione dell’assemblea per deliberare la revoca dell’amministratore nei seguenti casi:

1. se l’amministratore ha commesso gravi irregolarità fiscali;
2. se l’amministratore non ha aperto il conto corrente condominiale su cui far transitare qualsiasi somma.

In tale evenienza, se l’assemblea non vi provvede, il singolo condomino può rivolgersi all’autorità giudiziaria e, in caso di revoca, potrà rivalersi sul condominio per il rimborso di tutte le spese sostenute.

Il singolo condòmino può invece rivolgersi direttamente al giudice nei seguenti casi:

1. se l’amministratore non rende il conto della gestione;
2. se l’amministratore non convoca l’assemblea per l’approvazione del bilancio (entro 180 giorni dal termine dell’esercizio a cui si riferisce);
3. se l’amministratore non comunica all’assemblea eventuali liti che esorbitino dal suo mandato (cause giudiziarie, esposti, denunce, ecc.);
4. se l’amministratore si rifiuta ripetutamente di convocare l’assemblea per la sua revoca o per la nomina del nuovo amministratore;
5. se l’amministratore non attua provvedimenti giudiziari, amministrativi o delibere assembleari;
6. se l’amministratore attua una gestione confusa del patrimonio condominiale con quello personale o di altri condòmini o condomini;
7. se l’amministratore autorizza la cancellazione di una ipoteca per un debito non onorato da parte di un condòmino moroso;
8. se l’amministratore ha avviato un azione giudiziaria per il recupero del credito da parte dei morosi, ma non ne ha seguito diligentemente l’andamento;
9. se l’amministratore non ha curato la tenuta dei registri obbligatori;
10. se l’amministratore non comunica, o lo fa in modo inesatto, i propri dati personali.

E’ importante sottolineare che in caso di revoca giudiziaria, l’amministratore sollevato dall’incarico non potrà MAI più essere rieletto nel condominio da cui è stato allontanato.

L’amministratore di condominio opera in virtù di un contratto di mandato con rappresentanza. Come in tutti i contratti, i soggetti coinvolti sono due: il mandante, rappresentato dall’assemblea di condominio, e il mandatario, l’amministratore. Quest’ultimo, quindi, opera in nome e per conto del condominio, e può agire in giudizio sia contro i condòmini che contro terzi, oltre che essere chiamato per le liti promosse nei confronti del condominio. A lui vengono notificati tutti i provvedimenti riferiti al condominio e se tali notifiche esorbitano dalle sue attribuzioni è tenuto ad informare l’assemblea, pena la revoca del mandato.

L’amministratore è quindi una figura di garanzia, un custode delle parti comuni, e ha il compito di porre in essere ogni atto conservativo necessario per preservarne l’integrità e l’uso a favore dei condomini, provvedendo alla manutenzione e all’erogazione dei servizi. Naturalmente tutto questo può essere fatto solo se il mandatario, l’assemblea di condominio, fornisce i mezzi necessari per provvedervi, cioè i fondi monetari. L’amministratore non avrà quindi alcuna responsabilità se, provvedendo in ogni caso all’incolumità pubblica, non sarà in grado di effettuare lavori urgenti di manutenzione, scaricando tale incombenza sulla parte inadempiente, il condominio.

Questo aspetto è piuttosto importante perché sull’amministratore, in quanto figura di garanzia, grava una pesante responsabilità civile e penale, condivisa entro certi limiti con i condòmini stessi. Vedremo più avanti che questa responsabilità si ripercuote sugli adempimenti che l’amministratore è costretto ad esperire, per sollevare sé stesso e il condominio da conseguenze che in alcuni casi possono anche essere gravi.

I registri, la cui tenuta da parte dell’amministratore è obbligatoria, sono i seguenti:

• Registro Anagrafe Condominiale: contiene le generalità di tutti i condòmini, i conduttori, gli usufruttuari e i nudo proprietari, completi di indirizzo di residenza o domicilio; i dati catastali degli immobili e, se possibile, le copie degli atti di vendita e dei contratti di affitto; contiene inoltre tutti i dati relativi alla sicurezza dell’edificio; ogni variazione deve essere comunicata dai condòmini all’amministratore entro 60 giorni e, in assenza, l’amministratore provvede a sollecitarne la ricezione con lettera raccomandata alla quale, se non giunge risposta entro 30 giorni, segue il reperimento dei dati presso gli enti preposti addebitandone la spesa ai singoli condòmini inadempienti;
• Registro di contabilità: contiene tutte le voci di entrata e di uscita, che devono essere registrate entro 30 giorni dal movimento; può essere tenuto anche in modalità informatizzata;
• Registro dei verbali delle assemblee: vengono trascritte tutte le assemblee, anche le mancate costituzioni, le deliberazioni, le dichiarazioni rese dai condòmini; contiene il regolamento condominiale e le tabelle millesimali;
• Registro di nomina e revoca amministratori: contiene in ordine cronologico l’elenco delle nomine e revoche degli amministratori con le rispettive date; in caso di revoca giudiziaria devono essere indicati gli estremi del provvedimento.

Ogni condòmino ha diritto a prenderne visione ed estrarne copia a proprie spese.

I documenti che sicuramente un amministratore deve possedere e soprattutto deve aggiornare in funzione degli obblighi di legge sono:

• Fascicolo di fabbricato, contenente le planimetrie, i prospetti ed ogni altra documentazione tecnica disponibile;
• Certificazioni di conformità di tutti gli impianti e Certificato di Prevenzione Incendi;
• Contratti di manutenzione obbligatoria ed ogni altro contratto d’appalto o d’opera ivi compresi quelli di somministrazione e di assicurazione;
• Licenze, autorizzazioni, concessioni, certificazioni e verbali, in particolare quelli obbligatori degli Organismi Notificati;
• Atti di compravendita di beni condominiali e/o costituzioni di servitù;
• Fascicoli per cause pendenti;
• Fascicoli per recupero morosità;
• Fascicoli inerenti a lavori precedenti soggetti a sgravio IRPEF con relativi bonifici e documentazione;
• Modelli 770 e CU degli anni precedenti
• Fascicolo della sicurezza contenente eventuali DVR e ogni altra documentazione obbligatoria;
• Documentazione contabile in genere, completa di tutti i rendiconti condominiali e relativi prospetti;
• Qualsiasi documento, anche giustificativo di spesa, inerente almeno agli ultimi dieci anni.

Nel caso di dipendenti anche se non più presenti:

• Tutta la documentazione inerente al rapporto lavorativo, dalla lettera di assunzione in avanti;
• Documenti relativi ai versamenti dei contributi, di altri oneri previdenziali e assicurativi;
• Tutte le comunicazioni agli Enti.