E’ probabilmente il documento più importante per misurare la competenza e la professionalità dell’amministratore di condominio. Riteniamo tuttavia che non sia il solo. Sebbene sia fondamentale presentare in maniera chiara e leggibile lo stato patrimoniale e finanziario del condominio, la  misura della bontà di un amministratore la si può valutare dall’attenzione con cui vengono segnalate le necessità di intervento sulle parti comuni o sui servizi erogati, che spesso possono comportare agevolazioni e detrazioni che non sempre vengono considerate con la dovuta perizia. Tratteremo l’argomento in un capitolo a parte, ma è necessario sottolineare che il rendiconto condominiale è e deve rappresentare la “normale amministrazione”, un sistema di prospetti che elenchi, nero su bianco, il risultato di una gestione puramente numerica e che pertanto deve corrispondere esattamente alla realtà. Non deve ingenerare alcun dubbio nei condòmini, perché se così fosse, significherebbe che nella sua redazione non sono state seguite le buone norme contabili e di trasparenza.

La normativa di condominio prevede poche regole contabili, che lasciano evidentemente ampi spazi di manovra all’amministratore nel presentare i conti di fine esercizio, sebbene alcune associazioni di categoria impongano particolari modalità di redazione che garantiscono una certa univocità nell’esposizione. Nel presente opuscolo presenteremo lo schema più diffuso e che ci auguriamo verrà preso ad esempio normativo per il futuro, fermo restando che i condòmini hanno la possibilità di imporre al proprio amministratore lo stesso sistema.

Nel provvedere alla gestione contabile, la riforma del condominio impone all’amministratore di:

1. Far transitare versamenti e pagamenti da un conto corrente intestato al condominio;
2. Redigere e curare il registro di contabilità, dove indicare i singoli movimenti di entrata e di uscita entro 30 giorni dall’effettuazione;
3. Redigere il rendiconto condominiale e convocare l’assemblea per la sua approvazione entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio;
4. Chiarire le modalità di redazione del rendiconto che deve contenere: le voci di entrata, di uscita, e di ogni altro elemento inerente alla situazione patrimoniale, nonché tutti i fondi disponibili e le riserve; il registro di contabilità, il riepilogo finanziario e la nota sintetica esplicativa relativa alla gestione, ai rapporti in corso e alle situazione pendenti.

Nella redazione di qualsiasi bilancio è possibile utilizzare in alternativa il criterio di cassa, quello di competenza, o entrambi.

Il criterio di cassa è quello che predilige il momento del pagamento di un qualsiasi bene o servizio, a prescindere dalla data del documento cui il pagamento si riferisce. In altre parole corrisponde all’estratto conto bancario, che elenca singolarmente e in ordine cronologico ogni voce di entrata e di uscita con la relativa causale.

Il criterio di competenza invece è quello che prende in considerazione il momento effettivo della fruizione di un bene – la consegna – o di un servizio – il periodo di riferimento – a prescindere dal momento in cui viene effettuato il pagamento. Secondo questo criterio, una bolletta dell’acqua pervenuta a febbraio e che si riferisce al consumo dell’ultimo bimestre dell’anno precedente, verrà inserita per competenza nell’anno di esercizio a cui il consumo si riferisce, senza considerare la data di pagamento.

Il criterio migliore da utilizzare per la redazione di un rendiconto condominiale è un mix dei due:

• Criterio di cassa per le entrate: generalmente le quote versate dai condomini, ma anche i rimborsi assicurativi, le cauzioni, gli affitti, ecc;
• Criterio di competenza per le uscite: riportando nell’anno di esercizio tutte le spese relative a quell’anno, anche se pervenute durante l’anno successivo.

Si tratta di un criterio privilegiato perché permette di soddisfare due necessità fondamentali, sia per l’amministratore che per i condòmini:

1. Dare una sequenzialità ai rendiconti di anno in anno, consentendo di collegarli l’uno all’altro per verificarne la correttezza;
2. Permettere di addebitare le spese agli effettivi utilizzatori e consentire una miglior identificazione delle spettanze nel momento del subentro di un nuovo condòmino;
3. Consentire all’amministratore di poter contare su un ottimo punto di partenza per redigere il prospetto delle spese preventive relativo all’anno successivo.

Per ogni somma spesa, di qualsiasi entità, l’amministratore deve ottenere un giustificativo dell’esborso. E’ un documento che deve indicare oltre alla data, l’importo della spesa, il dettaglio del bene o del servizio acquistato e, possibilmente, il destinatario del documento, il condominio. Può essere uno scontrino parlante, una fattura, una ricevuta fiscale o un documento che giustifichi al di là di ogni dubbio la spesa effettuata. Nel merito è anche intervenuta l’Agenzia delle Entrate, la quale ha chiarito che la mancata emissione di una fattura da parte di un’impresa che eroga beni o servizi non costituisce un reato per l’amministratore o il condominio, ma per l’azienda stessa. L’amministratore non è quindi tenuto a chiedere fattura sebbene sia caldamente raccomandato a farlo.

Tutti i giustificativi di spesa devono essere consultabili, senza alcuna limitazione, da parte di ogni condòmino interessato, previo appuntamento da concordare con l’amministratore. Sarebbe inoltre opportuno, durante l’assemblea di approvazione del rendiconto di esercizio, avere a disposizione ogni giustificativo di spesa relativo all’anno di rendicontazione, in modo da chiarire immediatamente qualsiasi dubbio potesse sorgere durante la discussione.

Come abbiamo anticipato, importanti associazioni di categoria hanno condiviso e sottoscritto uno schema di presentazione del rendiconto condominiale. Tale sistema, che garantisce l’assoluta intelligibilità e chiarezza, si compone di cinque documenti:

1. Conto consuntivo: riassume per l’anno di riferimento le sole spese, suddivise per tabelle di riferimento e incolonnate in “preventive” e “consuntive” con evidenza dello scostamento;
2. Situazione di cassa: che riporta i saldi dell’esercizio precedente e tutti movimenti occorsi nell’anno, sia in entrata che in uscita, raggruppati per voci;
3. Situazione patrimoniale: suddiviso in Attività e Passività che elenca in dettaglio i fondi, le riserve e gli impegni a credito o a debito verso terzi;
4. Riparto consuntivo: riporta la suddivisione delle spese e delle quote versate suddivise per unità immobiliare con i saldi finali;
5. Prospetto conti individuali: è il prospetto per singola unità immobiliare che riporta il dettaglio dei versamenti e delle spese con il relativo saldo finale, anche degli anni precedenti.

Non è difficile consultare un rendiconto condominiale presentato in base allo schema appena descritto ed è molto facile comprendere se c’è qualcosa che non va. Concentriamoci sui primi tre documenti:

Conto consuntivo: se sono stati controllati tutti i giustificativi di spesa e non rimangono dubbi sulla loro veridicità, il conto consuntivo elenca le spese che hanno caratterizzato l’anno di esercizio appena trascorso. Naturalmente ci potrebbe essere uno scostamento tra il totale delle spese preventive e quelle consuntive, ma non dovrebbe essere di notevole entità.

Situazione di cassa: aggiornata sempre al 31.12 o comunque alla data di fine esercizio. Nella ipotesi migliore riporta il totale delle spese di esercizio in uscita, se sono state pagate tutte, e il totale delle quote incassate, se sono state versate tutte. Il saldo finale deve comunque corrispondere all’estratto conto bancario o alla somma dei diversi conti, bancari e postali, intestati al condominio.

Situazione patrimoniale: aggiornata sempre al 31.12 o comunque alla data di fine esercizio. Riporta i valori di tutti i fondi e delle riserve, oltre che i debiti e i crediti “futuri”, ed è sempre in pareggio, perché ad ogni spesa erogata o da erogare deve sempre corrispondere un esatto importo incassato o da incassare. E’ proprio nella situazione patrimoniale che finiranno le spese che ancora devono essere erogate o le quote che devono ancora essere incassate, diventando, insieme alla situazione di cassa, il documento che illustra la situazione finanziaria reale del condominio.

In sostanza, il conto consuntivo totalizza le spese dell’anno di esercizio, mentre la situazione di cassa e quella patrimoniale evidenziano ciò che è stato pagato (uscite della situazione di cassa) e ciò che rimane da pagare (passività della situazione patrimoniale) la cui somma deve necessariamente coincidere con il totale del conto consuntivo.

Analogamente, la somma delle quote a carico dei condòmini corrisponde naturalmente alle spese preventivate. Le quote effettivamente versate le troveremo nelle entrate della situazione di cassa, mentre quelle ancora da incassare le troveremo in attività della situazione patrimoniale.

Ne consegue che la differenza tra le spese preventivate e consuntivate dovrà essere restituita ai condòmini se positiva, o richiesta con contribuzioni aggiuntive, se negativa (conguagli).

Quindi si dovrà sempre ottenere una situazione in pareggio, dove ad una richiesta di contribuzione dovranno necessariamente corrispondere dei pagamenti da effettuare, con gli eventuali conguagli da restituire o richiedere ai condòmini.

Di norma dovrebbe fornire chiarimenti sull’esposizione dei dati nella situazione di cassa e in quella patrimoniale, oltre che sull’eventuale eccessiva discrepanza tra le spese preventive e quelle consuntive, ma in realtà dovrebbe essere un documento dove indicare le “prospettive” per il successivo anno di esercizio. Idee, progetti, ipotesi di spesa, possibili investimenti, ogni informazione che l’amministratore reputi utile comunicare ai condòmini, sull’approfondimento delle quali si potrà rimandare la discussione alle assemblee successive.

Riteniamo si tratti di un documento meritevole di approfondimenti, soprattutto da parte della Associazioni di categoria, perché può offrire un serio spunto di riflessione per i condòmini, oltre che fornire un valido strumento di giudizio professionale sull’andamento del condominio in generale.

Le norme sul condominio negli edifici prevedono la possibilità di nominare figure di garanzia e di controllo sull’operato dell’amministratore: il revisore contabile e il consiglio di condominio.

Il revisore contabile è nominato dall’assemblea con le stesse maggioranze stabilite per la nomina dell’amministratore. La figura di revisore contabile può essere interna od esterna al condominio e non è prescritto alcun requisito specifico. Può consultare i documenti contabili, i giustificativi di spesa ed ogni altro documento che concorre alla redazione del rendiconto condominiale. Ha la facoltà di analizzare i rendiconti di più anni, senza alcun limite. La sua nomina può rappresentare un campanello d’allarme per l’amministratore, ma va da sé che nel caso in cui non abbia nulla da nascondere può rappresentare soltanto un fastidio sopportabile e una conferma della sua onestà professionale.

Il consiglio di condominio può essere nominato soltanto tra i condòmini di edifici con oltre 12 unità immobiliari e deve essere composto da un minimo di 3 persone. Ha funzioni consultive e di controllo, ma non decisionali. Il regolamento di condominio può imporne la formazione. E’ auspicabile che tra il consiglio dei condòmini e l’amministratore si instauri un rapporto di collaborazione che abbia come fine ultimo il benessere del condominio.