Non avere obblighi di far firmare il consenso ai singoli condòmini, non esclude che l’amministratore abbia altre responsabilità. Deve infatti garantire che all’interno della sua organizzazione i dati dei condòmini vengano trattati con la dovuta cautela e che ne sia garantita conservazione e sicurezza.

In particolare i dati dei condòmini devono:

1. Essere trattati in modo lecito e secondo correttezza;
2. Devono essere raccolti soltanto per le finalità derivanti dal mandato;
3. Devono essere esatti e, nel caso, aggiornati;
4. Devono essere pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità per cui vengono raccolti;
5. Devono essere conservati per il tempo necessario agli scopi del contratto;
6. Al termine del mandato devono essere comunicati all’amministratore entrante e successivamente deve essere distrutta qualsiasi copia degli stessi.

Le misure minime che devono essere garantite dall’organizzazione dell’amministratore sono:

1. Evitare che i dati possano essere distrutti, persi o divulgati, anche per cause accidentali;
2. Evitare che siano letti o utilizzati in modo improprio da persone non autorizzate.

Ne consegue che, nel caso di impiego di strumenti informatici, l’accesso ad ogni singola postazione deve essere protetto da password di lunghezza minima di 8 caratteri, e che qualsiasi documento cartaceo venga custodito in luogo sicuro e protetto da chiave.

Durante lo svolgimento del suo mandato, l’amministratore deve prestare attenzione nel mantenere una certa riservatezza. In particolare deve:

1. Evitare di affiggere nei locali condominiali qualsiasi tipo di avviso che identifichi nominalmente uno dei condòmini;
2. Nel fornire la documentazione eventualmente richiesta da un condòmino, farsi firmare una dichiarazione in cui il condòmino stesso si assume la responsabilità di non divulgare le informazioni ricevute, all’esterno del condominio;
3. Evitare di divulgare dati sensibili inerenti ai condòmini, in modo speciale quelli riferibili a disabilità, per i quali l’amministratore potrebbe richiedere agevolazioni inerenti all’abbattimento delle barriere architettoniche;
4. Evitare di divulgare dati giudiziari relativi a condòmini soggetti a restrizioni della libertà o che siano stati oggetto di altri provvedimenti.

L’amministratore non commette alcuna violazione della normativa sulla privacy quando:

1. Consegna ad un altro condòmino la situazione delle morosità condominiali ove siano indicati i nominativi di ciascuna posizione debitoria;
2. Presenti la situazione di morosità dei condomini durante l’assemblea ordinaria di approvazione del rendiconto condominiale:
3. Fornisca le generalità dei condòmini morosi e l’ammontare dei debito di ciascuno, ai creditori che intendano istruire una causa contro il condominio.