Per ogni somma spesa, di qualsiasi entità, l’amministratore deve ottenere un giustificativo dell’esborso. E’ un documento che deve indicare oltre alla data, l’importo della spesa, il dettaglio del bene o del servizio acquistato e, possibilmente, il destinatario del documento, il condominio. Può essere uno scontrino parlante, una fattura, una ricevuta fiscale o un documento che giustifichi al di là di ogni dubbio la spesa effettuata. Nel merito è anche intervenuta l’Agenzia delle Entrate, la quale ha chiarito che la mancata emissione di una fattura da parte di un’impresa che eroga beni o servizi non costituisce un reato per l’amministratore o il condominio, ma per l’azienda stessa. L’amministratore non è quindi tenuto a chiedere fattura sebbene sia caldamente raccomandato a farlo.

Tutti i giustificativi di spesa devono essere consultabili, senza alcuna limitazione, da parte di ogni condòmino interessato, previo appuntamento da concordare con l’amministratore. Sarebbe inoltre opportuno, durante l’assemblea di approvazione del rendiconto di esercizio, avere a disposizione ogni giustificativo di spesa relativo all’anno di rendicontazione, in modo da chiarire immediatamente qualsiasi dubbio potesse sorgere durante la discussione.