A prescindere dall’approvazione o meno della delibera, che approfondiremo nel prossimo paragrafo, la trascrizione dell’espressione di voto nel verbale assembleare è di grande importanza. Il verbale infatti deve poter chiarire senza ombra di dubbio l’esito della votazione, anche ad anni di distanza. Diventa pertanto fondamentale la metodologia di compilazione.

Innanzitutto è necessario indicare se la delibera è stata di approvazione o di rigetto, e di seguito andranno riportati gli elementi a suffragio di tale risultato:

• Per un’approvazione o un rigetto all’unanimità, a patto che precedentemente sia stata fatta una lista precisa dei presenti eventualmente aggiornata con le defezioni in corso di assemblea, basterà indicare la dicitura “all’unanimità” essendo chiaro che ci si sta riferendo a tutti i presenti al momento della votazione, con tutti i millesimi rappresentati.
• Per un’approvazione o un rigetto a maggioranza, sarà invece necessario indicare chiaramente l’entità del voto, inserendo per comodità il nome, cognome, e il peso millesimale della parte minoritaria che quindi, per esclusione, chiarirà perfettamente il numero dei voti e il totale millesimale della parte maggioritaria. Senza dimenticare gli astenuti, conteggiati tra i contrari.

Tale metodologia dovrà essere applicata per tutte le deliberazioni relative a ciascun punto indicato nell’ordine del giorno.

Terminata la discussione su ciascun argomento si potrà procedere con la chiusura dell’assemblea, indicando l’ora  e sottoscrivendo il verbale con la firma in calce del Presidente e quella del Segretario.

Vale la pena precisare che nel caso in cui il verbale venga trascritto a mano su un registro a fogli fissi sarà sufficiente un’unica firma di entrambi. Diverso è il caso in cui vi siano fogli mobili da allegare o quando il verbale venga stampato e successivamente allegato o ancora se il registro dei verbali è costituito da un raccoglitore a fogli mobili. In tale evenienza è indispensabile che ciascun foglio sia firmato dal Presidente e dal Segretario, in modo da garantirne l’originalità e impedirne successive manipolazioni.