L’assemblea deve obbligatoriamente essere convocata dall’amministratore almeno una volta all’anno, per la conferma della sua nomina e per l’approvazione del rendiconto condominiale, entro 180 giorni dal termine dell’esercizio a cui il rendiconto si riferisce. Spesso in questa stessa assemblea vengono discusse anche le spese preventive, ma è anche possibile prevedere una seconda assemblea, dedicata specificatamente alla loro approvazione, che normalmente viene effettuata prima dell’inizio dell’esercizio a cui tali previsioni di spesa si riferiscono.

Oltre quella obbligatoria, l’assemblea può essere convocata ogni qual volta l’amministratore lo ritenga necessario o, in generale, quando ne facciano richiesta almeno due condòmini che rappresentino 1/6 del valore millesimale del condominio.

Prima di inviare l’avviso di convocazione, l’amministratore deve accertarsi che gli argomenti su cui i condòmini sono chiamati a deliberare coinvolga i giusti destinatari. Per fare un esempio, in un condominio composto da due edifici distinti, il rifacimento del tetto di uno solo dei due fabbricati deve essere deliberato soltanto dagli interessati, e non da tutto il condominio.

L’avviso di convocazione deve pervenire ai condòmini almeno 5 giorni prima della data di prima convocazione, a meno che il regolamento condominiale non preveda intervalli più lunghi. Deve obbligatoriamente essere recapitato per raccomandata, posta certificata, fax, o mediante consegna a mano con firma per ricevuta.

L’avviso deve contenere alcuni dati minimi:

• la data e l’ora di prima e seconda convocazione (la seconda da tenersi a distanza di un giorno dalla prima e comunque entro i dieci giorni successivi);
• il luogo di svolgimento;
• l’ordine del giorno in cui elencare per sommi capi l’oggetto di ogni singola discussione per cui viene richiesta una deliberazione;
• nome, cognome e firma dell’amministratore.

In casi particolari l’avviso di convocazione può riportare anche ulteriori date successive in cui proseguire l’assemblea regolarmente costituita. Si pensi a lavori particolarmente complessi e onerosi per i quali sia necessario analizzare attentamente un certo numero di preventivi.